- 熱が出て、会社に行けそうにない…
- 身内に不幸があって、会社を休まなければいけない…
- どうしても外せない用事があって、会社を休みたい…
新卒で入社したばかりだと、会社を休む時の連絡方法やマナーがわからず、不安になることもあるでしょう。
この記事では、新卒が会社を休む時の正しい連絡方法やマナや注意点について、解説します。
さらに、シーン別の欠勤連絡の例文集や、休み明けの対応についても紹介します。
- 会社を休む時の正しい連絡方法（電話、メール、チャット）
- 欠勤理由の伝え方（正直に言うべきか、嘘も方便？）
- シーン別の欠勤連絡の例文集
- 欠勤中の過ごし方
- 休み明けの対応
この記事を読めば、もう会社を休む時に迷うことなく、適切な対応ができるようになるはずです。
新卒が会社を休む時、どんな連絡方法が正解？
会社を休む時の連絡方法って、実は会社によってだいぶ違うんです。
まずは、自分の会社の就業規則をしっかり確認してみてください。
特に決まりがない場合は、一般的には次のような方法が望ましいとされています。
電話が基本！伝えるべき内容とタイミング
会社を休む連絡は、やっぱり電話が基本なんですよね。
声で直接伝えることで、あなたの状況が相手にしっかり伝わりますし、何より誠意が感じられるものです。
私も新卒時代、初めて休んだ時は緊張しましたが、電話一本で印象がまったく変わるものだと実感しました。
伝えるべき内容
仕事を休む際には、上司や関係者に正しく情報を伝えることが大切です。
急な休みでも、適切に連絡をすることで職場の混乱を防ぐことができます。
上記の項目をしっかり伝えるようにしましょう。
所属部署名、氏名
休むことを伝える際は、まず自分がどの部署に所属している誰なのかを明確に伝えましょう。
特に電話やメールでの連絡の場合、上司がすぐに判断できるようにすることが重要です。
いつからいつまで休むのか
休みの期間を具体的に伝えましょう。
例えば「本日1日休みます」「○日から○日までお休みをいただきます」など、明確に伝えることで、職場でのスケジュール調整がしやすくなります。
どうして休むのか（体調不良なのか、慶弔なのか）
休む理由も簡潔に伝えましょう。
体調不良の場合は「発熱があるため」など症状を伝えると、職場としても対応しやすくなります。
慶弔休暇の場合は「親族の葬儀のため」など、必要な範囲で説明しましょう。
休む原因がメンタル不調のサインかもしれないと感じたら 以下の記事でセルフチェックしてみましょう。
引き継ぎが必要な仕事はないか
自分が担当している仕事に影響が出る場合は、同僚や上司に引き継ぎの依頼をしましょう。
「○○の案件は△△さんに引き継ぎをお願いしています」など、対応策を伝えておくとスムーズです。
緊急時の連絡先
休んでいる間に、どうしても連絡が必要になった場合に備えて、連絡の取り方を伝えておくと安心です。
例えば、「急ぎの対応が必要な場合は、携帯にご連絡ください」など、対応可能な方法を伝えましょう。
タイミング
始業時間前に連絡するのが鉄則です。
朝起きて体調が悪いと気づいたら、少し辛くても早めに電話しておくと安心ですよ。
どうしても難しい場合は、できる限り早く知らせましょう。
予定が分かっている休みなら、なるべく早く伝えておくと周りも助かります。
電話連絡のポイント
直属の上司に連絡するのが基本ですが、もし捕まらなければ他の上司や同僚に伝言をお願いしましょう。
私の先輩は「電話は3分以内に要点だけ」と教えてくれました。
相手も忙しいので、ハキハキと丁寧な言葉で手短に伝えるのがベストです。
そして最後には「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と一言添えると、印象がぐっと良くなります。
メールやチャットはNG？例外的なケースと注意点
基本的に、メールやチャットでの連絡は避けたほうが無難です。
なぜって？相手がすぐに確認するとは限らないからなんです。
朝のバタバタした時間に、あなたのメールを見落としてしまう可能性も高いですよね。
でも例外もあります。
会社によってはメール連絡OKのところもありますし、喉が痛くて話せないほど具合が悪い時や、どうしても上司に電話がつながらない時は、やむを得ない選択肢になるでしょう。
もしメールやチャットで連絡する場合は、ちょっとしたコツがあります。
件名は「【営業部 山田】5月20日の欠勤連絡」など、一目で分かるようにしましょう。
本文には電話と同じ内容を簡潔に書き、できれば上司だけでなく関係者にもCCを入れておくと安心です。
余裕があれば、後で電話でフォローするともっと丁寧ですね。
無断欠勤は絶対ダメ！社会人としての責任
どんなに辛くても、無断欠勤だけは絶対に避けてください。
一度の無断欠勤で、あなたの評価はガタ落ちしてしまうことも。
「風邪で寝込んでいた」と思っていても、会社側からすれば「連絡一つよこさない社員」という烙印を押されかねません。
最悪の場合、懲戒処分になることもあるんです。
社会人としての第一歩、責任ある行動を心がけましょう。
欠勤理由の伝え方。正直に言うべき？
会社を休む理由、どこまで正直に伝えるべきか悩みますよね。
私も新卒の頃は「どこまで言うべき？」と頭を抱えたものです。
ここでは、状況別に理由の伝え方をご紹介します。
体調不良の場合。具体的な症状・病院受診の有無
体調不良で休む時は、ある程度具体的に伝えた方が良いでしょう。
「38.5度の熱があります」「激しい頭痛で起き上がれません」など、症状を具体的に伝えることで、上司も状況を把握しやすくなります。
病院に行く予定があれば、「午後から内科を受診します」と伝えておくと安心です。
私の経験では、具体的に伝えることで「本当に具合が悪いんだな」と理解してもらいやすかったですね。
会社によっては、診断書の提出が必要な場合もあるので、あらかじめ確認しておくといいでしょう。
慶弔の場合。故人との関係性と必要な手続き
残念ながら身内に不幸があった場合は、慶弔休暇を取ることができます。
この場合は「祖父が昨晩亡くなりまして」など、故人との関係をはっきり伝えましょう。
会社には慶弔休暇の日数規定があるので、続柄によって取得できる日数が変わってきますよ。
さらに、会社から弔電や香典を出す場合もあるため、葬儀の日程や場所なども聞かれることがあります。
慌てている時こそ落ち着いて、必要な情報を整理しておくといいですね。
その他の理由。正直に伝えるべき？嘘も方便？
私用や有給休暇の場合は、実はそこまで詳しく理由を伝える必要はないんです。
「私用のため」「家庭の事情で」といった表現で十分です。
ただ、会社の雰囲気によっては「何の私用？」と詮索されることもあるかもしれません。
嘘を付いて休んで、SNSに旅行写真をアップして大問題になったこと事件もありましたね。
今はデジタル時代、嘘はバレやすいものだと痛感した出来事です。
嘘をつく場合のリスク。バレた場合
正直、嘘をついて休むのはおすすめできません。
なぜなら、一度嘘がバレると、その後何を言っても信じてもらえなくなるからです。
「この前も嘘ついてたよね？」という目で見られるようになれば、真面目に働いていても評価に響きかねません。
最悪の場合、就業規則違反として懲戒処分になることも。
大げさに聞こえるかもしれませんが、信頼関係は一瞬で崩れるものです。
特に新卒のうちは、正直に言えることは正直に、言いづらいことは適切にぼかして伝える術を身につけていくといいでしょう。
あなたも休む時は、自分の立場と会社の文化を考慮して、適切な伝え方を心がけましょう。
欠勤連絡の例文集。シーン別に紹介
ここでは、シーン別の欠勤連絡の例文集をご紹介します。
体調不良の場合（当日）
おはようございます。
〇〇部の〇〇です。申し訳ございません。
今朝から熱があり、体調がすぐれないため、本日お休みさせていただけないでしょうか。
現在、〇〇度の熱があり、〇〇（症状）があります。
病院を受診する予定です。
業務の引継ぎについては、〇〇さんに連絡済みです。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
件名：【〇〇部 〇〇】〇月〇日の欠勤連絡
〇〇部長
おはようございます。〇〇部の〇〇です。
誠に申し訳ございませんが、今朝から体調がすぐれないため、本日お休みさせていただきます。
現在、〇〇度の熱があり、〇〇（症状）があります。
病院を受診する予定です。
業務の引継ぎについては、〇〇さんに連絡済みです。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇
体調不良の場合（事前）
〇〇部長、お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
実は、明日、〇〇（症状）のため、病院を受診する予定です。
そのため、明日はお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
慶弔の場合
〇〇部長、お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
私事で大変恐縮ですが、本日、〇〇（続柄）が亡くなりました。
つきましては、〇〇日から〇〇日まで、〇〇日間、忌引き休暇をいただきたいのですが、よろしいでしょうか。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
その他の場合（私用、有給休暇）
〇〇部長、お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
私事で恐縮ですが、〇月〇日に、有給休暇をいただきたいのですが、よろしいでしょうか。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
件名：【〇〇部 〇〇】〇月〇日の有給休暇申請
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
私事で恐縮ですが、〇月〇日に、有給休暇を取得させていただきたく、ご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇
欠勤中の過ごし方。社会人としてのマナー
会社を休んでいる時間の使い方、意外と悩むものですよね。
「休みだから何してもいいの？」なんて考えていると、思わぬトラブルに発展することも。
ここでは、休んでいる間も社会人としての品格を保つコツをお伝えします。
体調管理に努める。休養・病院受診
体調不良で休んでいるなら、まずは回復を最優先に考えましょう。
当たり前のことに聞こえますが、「休んだからには早く治さなきゃ」と焦って無理をする人が意外と多いんです。
十分な睡眠と水分補給を心がけ、症状に応じて適切な医療機関を受診してください。
早めの受診と十分な休養が早期回復の鍵ですよ。
会社に行くのが辛くて涙が出るような状況なら以下の記事もご覧ください。
会社からの連絡には対応する。電話やメール
休んでいても、仕事の連絡が来ることはよくあります。
体調が許す範囲で、できるだけ速やかに対応しましょう。
寝ていて電話に出られなかった場合は、目が覚めたら「先ほどはお電話に出られず申し訳ありませんでした」と一言添えて折り返すと好印象です。
メールなら「体調は回復しつつありますので、ご連絡いただきありがとうございます」といった一文を入れるだけでも、相手に安心感を与えられますよ。
SNSの利用は控える。誤解を招く可能性
これは本当に注意してほしいポイントです。
「高熱で動けません」と会社に連絡しておきながら、その日のうちにカフェでケーキを食べている写真をSNSにアップしたら…想像してみてください。どんな印象を与えるでしょうか？
会社の同僚とSNSでつながっている場合は特に注意が必要です。
休養中のSNS投稿は控えるか、投稿する内容を慎重に考えましょう。
休み明けの対応。感謝の気持ちを伝える
休み明けの対応が、あなたの印象を大きく左右します。
上司や同僚への挨拶
出社したら、まずは関係者に挨拶回りをしましょう。
特に直属の上司には「おはようございます。先日は急なお休みをいただき、ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。おかげさまで体調も回復しましたので、今日からまた頑張ります」と伝えると良いでしょう。
長々と説明する必要はありませんが、感謝と謝罪の気持ちを伝えることで、周囲も「ちゃんとしてるな」と安心するものです。
仕事の引継ぎや状況の確認
休んでいる間に何かあったかもしれません。
自分から「何か変わったことはありましたか？」「私がカバーできることはありますか？」と聞くと、責任感のある社会人だと評価されますよ。
私が休んだ翌日、誰も教えてくれないまま古い情報で仕事を進めてしまい、無駄な作業をしたことがあります。
自分から確認する習慣をつけておくと、こういったミスも防げますね。
まとめ
社会人1年目は何かと不安なものです。
特に「会社を休む」という経験は、学生時代の「学校を休む」とはわけが違いますよね。
でも大丈夫、この記事のポイントを押さえておけば安心です。
- 会社を休む時は電話連絡が基本
- 欠勤理由は誠実に伝える
- 休んでいる間も社会人としての自覚を持つ
- 復帰したら感謝の気持ちを表す
上記のマナーを守ることで、「急に休んだけど、ちゃんとした対応をしてくれる人だな」と周囲から信頼されるようになります。
あなたも一人の社会人として、責任ある行動を心がけていきましょう。
