- 新卒で入社した会社を辞めることになったけど、退職メールってどう書けばいいの…？
- 上司に直接言うのは、ちょっと気が引ける…
- 失礼のないように、きちんと退職の意思を伝えたい…
退職を決意したものの、退職メールの書き方がわからずに悩んでいませんか？
特に新卒の場合、初めての退職で不安や疑問がたくさんあるでしょう。
- 退職メールが必要なケース
- 退職メールの書き方5つのポイント
- コピペOK！シーン別退職メール文例集
- 退職メール送信前の最終チェックリスト
- 退職メール送信後の注意点
この記事では、新卒向けに、退職メールの書き方やマナーを、具体的に解説します。
失礼のない丁寧な退職メールを作成し、スマートに退職手続きを進めましょう！
退職メールは必要？新卒が知っておくべき基本マナー
退職メールは、必ずしも必須というわけではありません。
とはいえ、状況によっては退職メールを送ることで、すっきりとした円満退職につながることも多いんです。
退職の意思は口頭で伝えるのが基本
退職を決めたら、まずは直属の上司に直接、顔を見ながら伝えるのが基本中の基本。
こうした誠意ある対応が、結果的に円満な退職への近道になるんですよ。
メールやチャットだけで済ませようとするのは、実は大きな失礼にあたります。
退職メールが必要なケース
ただ、中には退職メールが役立つケースもあります。
例えば
- 退職届を提出できない場合
- 退職の意思を記録に残したい場合
のようなケースです。
退職届を提出できない場合
退職メールが必要になるのは、直接退職届を提出できない場合です。
例えば、体調不良で出社が難しい場合、発熱などの理由で会社に行けず、直接退職の意思を伝えられないことがあります。
また、上司が会議続きなどで時間が取れない場合も、退職の話を切り出す機会がなかなか見つからず、直接伝えるのが難しくなります。
このような状況では、メールで要件を伝えた上で、後日改めて対面やオンラインで話し合うのが良いでしょう。
さらに、地方勤務で本社の上司に会えないケースもあります。
遠方の勤務地にいると、退職届を直接手渡しすることが難しいため、まずはメールで意思を伝え、必要に応じて郵送することが適切です。
このように、やむを得ない事情で直接退職届を提出できない場合、退職メールが必要になることがあります。
できるだけ丁寧な言葉で誠意をもって伝えましょう。
退職メールを送る前に、まずは【もう悩まない！新卒が「退職を伝えるタイミング」完全ガイド】の記事で最適なタイミングを確認しましょう。
退職の意思を記録に残したい場合
退職メールが必要になるのは、退職の意思を明確に記録として残したい場合です。
口頭で伝えるだけでは、「そんな話は聞いていない」と言われたり、言った言わないの水掛け論に発展する可能性があります。
また、上司や会社側の熱心な引き止めにより、退職の時期が曖昧になってしまうこともあります。
こうしたトラブルを防ぐためにも、退職の意思を正式な形で伝え、証拠として残せるメールを送ることが有効です。
退職メールを送る相手は誰？直属の上司・人事部
メールを送る場合は、まず直属の上司宛てにするのがマナーです。
必要に応じて人事部や関係する同僚をCCに入れるといいでしょう。
ただし、上司を飛び越えていきなり人事部長や社長にメールするのは御法度です。
会社の指揮系統を無視する行為と受け取られかねません。
新卒向け！退職メールの書き方5つのポイント
退職メールもビジネスメールの一種。丁寧な言葉遣いと適切な構成が求められます。
新卒のあなたに向けて、退職メールを書く際の5つのポイントを解説します。
1. 件名。一目で内容がわかるように
退職メールの件名は、一目で内容がわかるように、簡潔に書きましょう。
- お世話になりました
- ご報告
- 私事ですが
- 退職のご挨拶（〇〇部 〇〇）
- 退職届（〇〇部 〇〇）
- 〇月〇日付 退職について（〇〇部 〇〇）
2. 宛名。正しい敬称を使う
退職メールの宛名は、直属の上司の名前を書き、正しい敬称を使いましょう。
- 〇〇さん
- 〇〇部長殿（二重敬語）
- 〇〇部長
- 〇〇課長
- 〇〇様
3. 本文。簡潔かつ丁寧に
退職メールの本文は、以下の構成で、簡潔かつ丁寧に書きましょう。
1.挨拶
- 「お疲れ様です」「いつもお世話になっております」など
2.退職の意思表示
- 「私事、大変恐縮ではございますが」「突然のご連絡失礼いたします」など、丁寧な言葉遣いで書き出す
- 「〇月末をもって退職させていただきたく、ご連絡いたしました」など、退職日を明確に記載する
3.退職理由
- 詳細に書く必要はないが、ポジティブな表現を心がける
- 「一身上の都合により」でもOK
4.感謝の言葉
- 「入社以来、〇〇部では大変お世話になりました」
- 「〇〇部長には、いつも丁寧にご指導いただき、感謝しております」など
締めの言葉
- 「本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり大変申し訳ございません」
- 「末筆ながら、皆様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」など
4. 署名 ? 所属部署、氏名
退職メールの最後には、必ず署名を入れましょう。
- 〇〇部 〇〇課
- 〇〇 〇〇（氏名）
5. 退職届の添付が必要な場合
退職届の提出が必要な場合は、退職メールに退職届を添付しましょう。
退職届は、手書きで作成するのが一般的ですが、会社によってはパソコンで作成したものでもOKな場合があります。
事前に、会社の就業規則を確認しておきましょう。
メールに記載する退職理由の伝え方は【円満退職へ！新卒が上司を納得させる「退職理由」の伝え方】の記事も参考にしてください。
コピペOK！シーン別退職メール文例集
ここでは、コピペOKのシーン別退職メール文例集をご紹介します。
あなたの状況に合わせて、適宜修正して使ってください。
円満退職したい場合（ポジティブな退職理由）
件名：退職のご挨拶（〇〇部 〇〇）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
私事で大変恐縮ではございますが、〇月末をもって退職させていただきたく、ご連絡いたしました。
入社以来、〇〇部では、〇〇の業務に携わらせていただき、大変貴重な経験を積むことができました。
特に、〇〇プロジェクトでは、〇〇（具体的なエピソード）など、多くのことを学ばせていただきました。
しかし、〇〇の業務に携わる中で、〇〇の分野にもっと専門的に関わりたいという思いが強くなりました。
将来的には、〇〇の資格を取得し、〇〇の分野でキャリアアップしていきたいと考えております。
本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり大変申し訳ございません。
これまで、大変お世話になりました。
〇〇部長をはじめ、〇〇部の皆様には、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、皆様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
〇〇部 〇〇課
〇〇 〇〇（氏名）体調不良が理由の場合
件名：退職のご挨拶（〇〇部 〇〇）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
私事で大変恐縮ではございますが、〇月末をもって退職させていただきたく、ご連絡いたしました。
最近、体調がすぐれず、〇〇（具体的な症状）の症状があり、病院を受診したところ、〇〇と診断されました。
医師からは、しばらく療養が必要であると言われております。
業務に支障をきたしてしまう可能性があるため、誠に申し訳ございませんが、退職させていただきたく存じます。
入社以来、〇〇部では、大変お世話になりました。
〇〇部長には、いつも丁寧にご指導いただき、感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり大変申し訳ございません。
末筆ながら、皆様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
〇〇部 〇〇課
〇〇 〇〇（氏名）家庭の事情が理由の場合
件名：退職のご挨拶（〇〇部 〇〇）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
私事で大変恐縮ではございますが、〇月末をもって退職させていただきたく、ご連絡いたしました。
この度、〇〇（具体的な理由）のため、実家に戻ることになりました。
つきましては、通勤が困難になるため、誠に申し訳ございませんが、退職させていただきたく存じます。
入社以来、〇〇部では、大変お世話になりました。
〇〇部長には、いつも温かくご指導いただき、感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり大変申し訳ございません。
末筆ながら、皆様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
〇〇部 〇〇課
〇〇 〇〇（氏名）上司に直接伝えにくい場合（退職代行利用時など）
件名：退職のご連絡（〇〇部 〇〇）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
私事、大変恐縮ではございますが、〇月末をもって退職させていただきます。
本来であれば直接お伝えすべきところ、諸事情により、退職代行サービスを通じてご連絡させていただくこと、何卒ご容赦ください。
退職に関する手続きについては、〇〇（退職代行サービス名）の担当者より、改めてご連絡させていただきます。
これまで、大変お世話になりました。
〇〇部長をはじめ、〇〇部の皆様には、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、皆様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
〇〇部 〇〇課
〇〇 〇〇（氏名）退職メール送信前の最終チェックリスト
退職メールを送信する前に、以下の項目を最終チェックしましょう。
- [ ] 誤字脱字はないか
- [ ] 敬語は正しく使われているか
- [ ] 宛先は間違っていないか（特に、CCに注意）
- [ ] 退職日は間違っていないか
- [ ] 退職理由は適切か（ネガティブな表現、嘘はないか）
- [ ] 感謝の気持ちは伝わるか
- [ ] 退職届を添付する必要がある場合は、添付されているか
- [ ] 署名は入っているか
退職メール送信後の注意点
退職メールを送信したら終わり…というわけではありません。
その後にも気をつけたいポイントがいくつかあるんです。
退職プロセスを最後までスマートに進めるために、ぜひ覚えておいてくださいね。
上司からの返信には、速やかに対応する
退職メールに対して上司から返信があったら、できるだけ早く対応しましょう。
「了解しました」という簡単な返事かもしれませんが、「一度直接話がしたい」という内容かもしれません。
メールチェックは小まめに行い、必要であれば電話や対面での話し合いにも応じる姿勢を見せましょう。
退職日までは責任を持って仕事に取り組む
「もう辞めるつもりだから…」と気持ちが緩んでしまうのは人間の性かもしれませんが、ここは踏ん張りどころ。
退職日まではれっきとした社員なんです。
最後の最後まで真摯に仕事と向き合うことで、同僚や上司からの信頼は維持されます。
良い印象で去ることができれば、将来思わぬところでつながりが役立つこともありますよ。
周囲への配慮。噂話や悪口はNG
退職が決まると、ついつい周囲に話したくなるものですが、噂の拡散には注意が必要です。
特に会社や上司の不満を漏らすのは、あなたの評判を下げるだけ。
「あの人、最後は愚痴ばかり言って去っていった」という印象を残したくないですよね？
たとえ不満があっても、円満な別れを心がけましょう。
業界は思った以上に狭いもの。いつか再会する可能性もあるんです。
まとめ
退職メールの書き方とマナーを押さえることは、スムーズな退職への第一歩です。
退職は誰にでも訪れるライフイベント。
最後まで誠実に対応することで、あなたの社会人としての評価が高まります。
今回ご紹介した内容を参考に、以下のステップを踏んでみてください：
- 自分のケースが退職メールを送るべき状況かどうか見極める
- 退職メールの5つのポイントを意識して文面を作成する
- シーン別の例文を参考にしながらも、自分らしい言葉で伝える
- 送信前に誤字脱字や失礼な表現がないかしっかりチェック
- 送信後も誠実な対応を心がける
これらを実践すれば、きっとあなたも後悔のない形で現職を去り、新たなステージへ進むことができるはずです。
転職は終わりではなく、キャリアの新たな始まり。
最後まで胸を張って歩めるよう、退職プロセスも大切にしていきましょう。
